Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer: Was schreibe ich auf die Rechnung?

Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, der muss keine Umsatzsteuer bezahlen. Die Umsatzsteuerbefreiung gilt, solange der jährliche Umsatz geringer ausfällt als 22.000 Euro und auch im darauffolgenden Jahr die Grenze von 50.000 Euro nicht übersteigt. Die jährlichen Umsatzgrenzen beziehen sich jedoch nicht etwa auf den Gewinn, sondern auf den gesamten Umsatz des Kleinunternehmers. Als umsatzsteuerbefreite Unternehmer dürfen Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer in ihren Rechnungen erheben. Übrigens: In unserem Artikel Wer zahlt welche Unternehmenssteuern? haben wir ausgeführt, dass es durchaus auch Vorteile haben kann, umsatzsteuerpflichtig zu arbeiten. 

1. Was passiert, wenn Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschreiten?
2. Kleinunternehmer: Hinweis statt Mehrwertsteuer
3. Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?
4. Rechnungsmuster für Kleinunternehmer
5. Wie geht die Rechnungsstellung ganz einfach?
6. Wie müssen Kleinunternehmer ihre Gewinnermittlung erstellen?
7. Was zählt für die Umsatzgrenzen als Kleinunternehmer?
8. Was bringt die Kleinunternehmerregelung?
9. Wann solltest Du darauf verzichten?
10. Welche Folgen hat der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
11. Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Kleingewerbe?

Was passiert, wenn Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschreiten?

Wer als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer die Höchstgrenze von 22.000 Euro an Umsatz in einem Wirtschaftsjahr überschreitet, der muss im Folgejahr die Regelbesteuerung anwenden. Das bedeutet, dass er ab dem 1. Januar des darauffolgenden Kalenderjahres in seinen Rechnungen Mehrwertsteuer ausweisen und von seinen Kunden erheben muss. Hierfür ist keine Rücksprache mit dem Finanzamt oder eine formelle Aufhebung der Kleinunternehmerregelung nötig. Bei Überschreiten einer der Höchstgrenzen unterliegst Du im Folgejahr als Unternehmer automatisch der Regelbesteuerung.

Kleinunternehmer: Hinweis statt Mehrwertsteuer

Da laut Kleinunternehmerregelung Rechnungen von Kleinunternehmern keine Mehrwertsteuern erheben dürfen, müssen die Dokumente eine Erklärung hierüber enthalten. Denn reguläre Rechnungen müssen in Deutschland Mehrwertsteuer ausweisen. Daher ist ein Rechnungsdokument ohne Mehrwertsteuerausweis formal nicht korrekt. Da Kleinunternehmer jedoch keine Mehrwertsteuer von ihren Kunden erheben dürfen, müssen sie in ihrer Rechnung einen Hinweis anführen, der den Grund hierfür angibt. Erst dann ist die Kleinunternehmerrechnung formal korrekt ausgestellt. Als Hinweis genügt ein einfacher Satz, wie zum Beispiel:  „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“ oder „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 1 UStG“.

Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?

Obwohl Du auf Deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweist, gelten für Dich dieselben Vorschriften für eine ordnungsmäßige Rechnungsstellung, wie für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen auch. Das Umsatzsteuergesetz listet im § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben von Rechnungen im einzelnen auf, die für jeden Gewerbetreibenden gesetzlich verpflichtend sind. Zu den Rechnungsangaben von Kleinunternehmern gehören demnach:

• Namen und Adressen von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
• Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Laufende Rechnungsnummer
• Bezeichnung von Liefergegenstand oder Leistung
• Anzahl Liefergegenstand oder Leistung
• Liefer- oder Leistungsdatum
• Warenwert, beziehungsweise Rechnungsbetrag
• Rabatte, Preisnachlässe oder Skonti, falls vereinbart
• Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung
• Bei grundstücksbezogenen Leistungen für Privatkunden: Hinweis auf zweijährige Archivierungspflicht

Rechnungsmuster für die Kleinunternehmerrechnung (ohne Mehrwertsteuer)

Wie geht die Rechnungsstellung ganz einfach?

Da Du als Kleinunternehmer auf Deinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen darfst, solltest Du sicherstellen, dass Deine Rechnungsvorlagen automatisch rechtssicher gestaltet sind. Die Buchhaltungssoftware Billomat stellt sich auf die Anforderungen von Kleinunternehmern optimal ein und sorgt neben der Rechtssicherheit Deiner Geschäftsdokumente auch dafür, dass viele Deiner Arbeitsabläufe automatisch ablaufen können. So kannst Du mit der Billomat Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer die entscheidenden Pflichtangaben für Kleinunternehmer, wie den entfallenden Mehrwertsteuersatz oder den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung, gleich von Anfang an in Deinen Rechnungsvorlagen einstellen.

Billomat für Kleinunternehmer – Wie stellst Du die Rechnung ohne Mehrwertsteuerausweis ein?

Um auf jeder Rechnung 0% Steuersatz zu erheben, gibst Du in Deinem Billomat Account unter „Einstellungen > Konfiguration > Steuern“ unter „Steuersätze“ den Wert „0% USt“ ein und speicherst die Eingabe ab. In Zukunft werden alle Deine Kleinunternehmer Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausgegeben.

Wie automatisierst Du den Hinweis auf der Rechnung mit Billomat?

Um den Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung voreinzustellen, gehst Du ebenso auf „Einstellungen > Dokumente >Textvorlagen“ und dort auf  „Standardvorlagen“.  Hier kannst Du unter „Anmerkungen“ den Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung  eingeben und abspeichern. Die Formulierung für den Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung kann zum Beispiel wie folgt lauten: „Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Wie müssen Kleinunternehmer ihre Gewinnermittlung erstellen?

Seit 2018 müssen auch Kleinunternehmer eine Einnahmenüberschussrechnung EÜR erstellen. Bei der Steuererklärung musst Du demnach auch die Anlage EÜR ausfüllen und beim Finanzamt einreichen. Bis zum Steuerjahr 2016 war für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer eine formlose Gewinnermittlung für das Finanzamt ausreichend. Ab dem Steuerjahr 2017 müssen auch Kleinunternehmer eine EÜR erstellen. Zudem müssen seit 2018 auch Steuerpflichtige, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen ihre Steuererklärung elektronisch übermitteln. Die Abgabe der Steuererklärung in elektronischer Form können Kleinunternehmer über die Plattform des Finanzamts ELSTER umsetzen.

Was zählt für die Umsatzgrenzen als Kleinunternehmer?

Da Kleinunternehmer die Umsatzgrenzen einhalten müssen, um ihren Status zu erhalten, müssen sie ihre Umsätze stets kontrollieren. Für die Ermittlung der Umsätze müssen Kleinunternehmer sämtliche Einnahmen, die sie innerhalb eines Kalenderjahres erzielen, zusammenzählen. Denn die Kleinunternehmerregelung bezieht sich auf den Unternehmer als Person und nicht auf das Unternehmen. Das hat zur Folge, dass Kleinunternehmer, die mehrere Unternehmen gleichzeitig führen, die Kleinunternehmerregelung nicht getrennt voneinander anwenden können. Führt ein Kleinunternehmer daher mehrere Betriebe gleichzeitig, dann muss er die Umsätze aus allen seinen Betrieben zusammenzählen, um seine Umsätze zu ermitteln und die Umsatzgrenzen zu kontrollieren.

Unternehmer hingegen, die neben einer steuerfreien Selbstständigkeit zusätzlich ein Kleinunternehmen betreiben, können die Umsätze aus den beiden Unternehmen getrennt behandeln. Das trifft zum Beispiel für Ärzte oder Heilpraktiker zu. 

Auch wer als Angestellter neben seinem Hauptberuf als Kleinunternehmer arbeitet, der behandelt die Umsätze aus seinem Kleinunternehmen getrennt von den Einkünften aus seinem Gehalt. 

Was bringt die Kleinunternehmerregelung?

Wer die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nimmt, der hat dadurch eine erhebliche Vereinfachung seiner Buchhaltung und Verwaltung sowie deutliche Wettbewerbsvorteile. 

Welche Vorteile hat die Kleinunternehmerregelung für die Buchhaltung?

In der Regelbesteuerung müssen neben der Erhebung und Beitreibung von Mehrwertsteuer die Umsatzsteuerbeträge in der Buchhaltung mehrmals eingebucht werden. Zudem hat die Umsatzsteuerpflicht zur Folge, dass Unternehmer ihre vereinnahmten Umsatzsteuern in regelmäßigen Abständen in Umsatzsteuervoranmeldungen gegenüber dem Finanzamt offen legen müssen. Daher geht mit der Erhebung der Mehrwertsteuer ein umfangreicher Aufwand für die Buchhaltung einher, der für Kleinunternehmer entfällt. Sie müssen lediglich einmal im Jahr in einer jährlichen Umsatzsteuererklärung bestätigen, dass sie keine Umsatzsteuern eingenommen haben. 

Kleinunternehmer erheben keine Mehrwertsteuer – Vorteile im Wettbewerb

Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, der profitiert von einer günstigen Preisgestaltung gegenüber seinen umsatzsteuerpflichtigen Mitbewerbern. Die günstige Preisgestaltung erzielt ihre Wirkung insbesondere bei Privatkunden oder umsatzsteuerbefreiten Institutionen, wie zum Beispiel bei Vereinen. Denn die Mehrwertsteuer ist eine Konsumsteuer, die den Endverbraucher besteuert und damit diesen auch belastet. Kleinunternehmer, die von ihren Kunden keine Mehrwertsteuer erheben, können ihre Preise sehr viel günstiger anbieten, als ihre umsatzsteuerpflichtigen Wettbewerber. Da sie keine Steuern auf ihr Waren- oder Dienstleistungsangebot erheben müssen, fallen ihre Preise für den Endverbraucher entsprechend günstiger aus.

Dahingegen müssen ihre umsatzsteuerpflichtigen Wettbewerber auf ihr Angebot die reguläre Mehrwertsteuer in Höhe von 19 oder ermäßigte Steuer in Höhe von 7 Prozent aufschlagen. Ihre Preise sind daher entsprechend höher und damit für den Privatkunden sehr viel unattraktiver. Die vorteilhafte Preisgestaltung sorgt dafür, dass sich Kleinunternehmer einen dauerhaften Kundenstamm aufbauen können. 

Wann solltest Du darauf verzichten? – Nachteile der Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer

Unternehmer, die die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen, sollten genau abwägen, ob die Inanspruchnahme für sie wirklich vorteilhaft ist. Denn es gibt gute Gründe, auch bei niedrigen Umsätzen dennoch die Umsatzsteuerpflicht zu wählen. 

B2B Geschäfte – Befreiung von der Mehrwertsteuer unvorteilhaft

Wer vorwiegend für gewerbliche Kunden arbeitet, der kann den Preisvorteil durch Umsatzsteuerbefreiung nicht nutzen. Denn gewerbliche Kunden erhalten die Umsatzsteuer, die sie in Lieferantenrechnungen bezahlen, von ihrem Finanzamt zurückerstattet. Der Vorsteuerabzug sorgt dafür, dass sie für Einkäufe und erhaltene Leistungen letztlich durch die bezahlte Mehrwertsteuer nicht belastet werden. Der Preisvorteil, den Kleinunternehmer ihren Privatkunden bieten können, entfällt somit gegenüber gewerblichen Kunden. Für Unternehmer, die hauptsächlich im B2B Geschäft tätig sind, ist die Kleinunternehmerregelung daher unvorteilhaft. 

Kein Vorsteuerabzug als Kleinunternehmer

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen bezahlen für ihre Betriebsausgaben lediglich Nettopreise. Denn die bezahlte Steuer kann in Form des Vorsteuerabzugs mit vereinnahmter Umsatzsteuer verrechnet werden. So erhält der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückerstattet. Kleinunternehmer hingegen haben kein Recht auf Vorsteuerabzug und müssen daher für alle ihre Einkäufe und erhaltene Leistungen Umsatzsteuer aufbringen. Damit verteuern sich für sie die Betriebsausgaben, wie zum Beispiel Büroanschaffungen, Reisekosten, Bewirtungen oder eingekaufte Dienstleistungen. Wer hohe betriebliche Ausgaben hat oder Investitionen leisten muss, der sollte daher auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. 

Imageproblem als Kleinunternehmer – Mehrwertsteuerbefreiung mit Nachteil

Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, der offenbart damit, dass seine jährlichen Umsätze entsprechend niedrig ausfallen. Er zeigt dadurch, dass sein Betrieb entweder eine Neugründung ist, oder dass die Firma mit nur wenig wirtschaftlichem Erfolg tätig ist. Viele Kunden schließen daraus, dass auch Deine Qualität, der Service oder das Angebot nur minderen Ansprüchen genügt. Wer Dein Angebot dennoch in Anspruch nimmt, der zielt in erster Linie auf einen günstigen Preis. Daher sind Kleinunternehmer sehr oft damit konfrontiert, dass ihre Kunden versuchen, die Preise zu drücken.

Preiserhöhung nach Wechsel zur Regelbesteuerung

Beim Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung kann Dein Preisvorteil zum Nachteil werden. Denn sobald Du Mehrwertsteuer auf Deine Waren oder Leistungen aufschlägst, kommt das einer Preiserhöhung von nahezu 20 Prozent gleich. Deine Kunden waren bislang günstige Preise gewöhnt. Die Preiserhöhung musst Du nach dem Übertritt zur Regelbesteuerung erst kommunizieren. Nicht alle Kunden werden bereit sein, die günstigen Preise aufzugeben und eine Preissteigerung hinzunehmen. Der Wechsel in die Regelbesteuerung führt daher oftmals dazu, dass Kleinunternehmer einen großen Teil ihrer Kunden verlieren. Die Umstellung zieht somit zumeist einen spürbaren Gewinneinbruch nach sich.

Welche Folgen hat der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Doch auch der Verzicht auf die Regelung hat Folgen: Wer bei seiner Unternehmensgründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Umsatzsteuerpflicht gewählt hat, obwohl er die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt, der ist für fünf Jahre an seine Entscheidung gebunden. Erst im sechsten Jahr nach der Gründung kann er die Kleinunternehmerregelung erstmals in Anspruch nehmen. 

Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Kleingewerbe?

Die Begriffe Kleingewerbe und Kleinunternehmer dürfen nicht miteinander verwechselt werden. Denn die beiden Begriffe bezeichnen unterschiedliche unternehmerische Merkmale. 

Gesetzliche Grundlagen – Kleinunternehmer und Kleingewerbe

Kleinunternehmerregelung: Die Vorschriften für Kleinunternehmer finden sich im Umsatzsteuergesetz. Im § 19 UStG sind die Regelungen für Kleinunternehmer genau ausgeführt. Die zentralen Merkmale der Kleinunternehmerregelung bestehen in der Umsatzsteuerbefreiung unter der Voraussetzung von niedrigen Umsätzen innerhalb von genau festgelegten Umsatzgrenzen.

Kleingewerbe: Der Begriff Kleingewerbe ist für das Handels- und Gewerberecht ausschlaggebend. Er bezeichnet einen Gewerbebetrieb, der aufgrund seines geringen Umsatzes und aufgrund seiner Art einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Betrieb nicht erfordert. Das hat zur Folge, dass kein Handelsregistereintrag erfolgen muss. Der Betreiber eines Kleingewerbes ist ausdrücklich kein Kaufmann gemäß Handelsgesetzbuch § 1 Abs 1 HGB. In der Folge gelten für Kleingewerbetreibende die Vorschriften des HGB nicht. Für sie gelten ausschließlich die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs sowie die allgemeinen Steuervorschriften. Kleingewerbetreibende sind nicht von Umsatzsteuerpflicht befreit. 

Folgen des Status – von Kleinunternehmern und Kleingewerbetreibenden

Kleinunternehmer, die ein Gewerbe angemeldet haben, sind aufgrund ihres geringen Umsatzes automatisch auch Kleingewerbetreibende. Doch im Gegensatz dazu sind Kleingewerbetreibende nicht zwingend zugleich auch Kleinunternehmer. Nur wenn sie die entsprechenden jährlichen Umsatzgrenzen unterschreiten und zudem auch aktiv die Kleinunternehmerregelung beanspruchen, können Kleingewerbetreibende auch Kleinunternehmer sein. 

Viele Kleinunternehmer betreiben jedoch kein Gewerbe, da sie Freiberufler oder nicht im Rahmen eines meldungspflichtigen Gewerbes selbstständig sind. Daher können diese Kleinunternehmer nicht zugleich auch Kleingewerbetreibende sein. 

Was gilt für Mehrwertsteuer als Kleingewerbe und Kleinunternehmen?

Kleingewerbetreibende unterliegen regulär der Umsatzsteuerpflicht unabhängig von ihren Umsätzen. Nur wenn sie die Kleinunternehmerregelung beantragen oder diese bereits bei der Gründung aktiv wählen, dann können sie von der Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer profitieren. Der Betreiber eines Kleingewerbes hingegen, der sich nicht ausdrücklich dafür entscheidet, auch als Kleinunternehmer tätig zu werden, muss in seinen Rechnungen Mehrwertsteuer ausweisen und einkassieren. Das hat zur Folge, dass Kleingewerbetreibende, die nicht zugleich als Kleinunternehmer tätig sind, regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und bei ihrem zuständigen Finanzamt einreichen müssen.

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