Partie 1: Saisie du texte

          a) Annuler, restaurer et répéter des commandes

          b) Saisie de texte, chiffres et caractères spéciaux

          c) Insérer et supprimer du texte

          d) Sélectionner, déplacer, supprimer et copier du texte

          e) la saisie à l'aide de la fonction correction automatique et composition automatique

          f) La fonction insertion automatique

Partie 2 : Mise en forme du texte

a) Mise en forme des caractères

b) Mise en forme des paragraphes

c) Mise en page

d) Insertion d'éléments graphiques

Partie 3:  Créer et mettre en forme des tableaux

a) Créer un tableau et saisir du texte dans celui-ci

b) Modifier la largeur des colonnes

c) Bordures et trame d'un tableau

d) Insérer ou supprimer des lignes/colonnes dans un tableau

e) Disposition et tri des cellules et du tableau

Partie 4 : Imprimer des textes

a) Impression standard

b) Installation et changement d'imprimante

c) Définition des options d'impression

d) Paramètres pour l'impression d'un document

e) Impression d'enveloppes et d'étiquettes

Partie 5 :  Grammaire et Orthographe

a) Le correcteur orthographique

b) Le correcteur grammatical

c) Le dictionnaire des synonymes

d) La recherche et le remplacement

e) La fonction de tri

Partie 6: Formulaire, Fusion et publipostage

a) Créer un formulaire

b) Modèles de document

c) Fusion et publipostage

Partie 7:  Fonction avancées

a) La fonction enregistrer au format html
b) Comment passer un texte du mail dans Word ?
c) Comment lire un fichier texte ou d'un autre type avec Word ?
d) Comment sauvegarder un fichier au format texte ou riche texte format ?
e) Sauvegarder sous différentes versions

a) Annuler, restaurer et répéter des commandes (Retour en haut)

Lorsque vous venez d'effectuer une erreur de manipulation (suppression d'une sélection de texte par exemple), vous pouvez annuler cette opération.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton  de la barre des menus ou de cliquer sur le menu Edition puis de sélectionner la section Annuler. Vous pouvez aussi activer le raccourci clavier Ctrl + Z.
Le texte reprend alors sa forme initiale.

De plus, si vous changez d'avis, vous pouvez appuyer sur le bouton refaire qui se situe juste à droite du bouton Annuler, la dernière manipulation annulée sera refaite. Vous pouvez enfin utiliser le raccourci Ctrl + Y ou cliquer sur la section Annuler du menu Edition.
 
A l'inverse, il est possible de répéter la dernière commande effectuée:

• Cliquez sur le menu Edition, puis sélectionner la section répéter "Dernière Commande". Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Ctrl + Y.

b) Saisie de texte, chiffres et caractères spéciaux (Retour en haut)

Tout caractère tapé au clavier apparaît immédiatement à l'écran. De plus, le retour à la ligne est automatique dès que le texte tapé atteint la marge de droite de la "feuille". On ne doit donc pas se soucier de ces passages à la ligne contrairement à ce qui se passe dans le cas d'une machine à écrire classique. Ici, on n'appuiera sur la touche de "retour-chariot" aussi appelée "retour" ou CR (pour Carriage return) que dans le cas où on veut forcer le passage à la ligne, en d'autres termes, lorsque l'on veut commencer un nouveau paragraphe.

Au fur et à mesure que le texte est tapé, le point d'insertion se décale vers la droite, et dès qu'une ligne est remplie, il se retrouve au début de la ligne suivante. En cas de faute de frappe, on peut effacer le dernier caractère tapé en utilisant la touche de "retour-arrière" (en haut à droite du clavier alphabétique).

Il peut arriver que vous vouliez utiliser des caractères que vous ne trouvez pas sur le clavier de votre ordinateur. Dans ce cas vous pouvez utiliser des caractères spéciaux en cliquant dans le menu Insertion puis sélectionner la rubrique Caractères spéciaux. Une boîte de dialogue apparaît alors :
 

Vous pouvez alors choisir le symbole que vous voulez en parcourant les différentes listes (cliquez sur le symbole de Police pour afficher les différentes listes). Lorsque vous avez fait votre choix, sélectionnez le symbole voulu puis cliquez sur le bouton Insérer. Le symbole est alors reproduit sur votre document à l'endroit où le curseur était placé.
 

c) Insérer et supprimer du texte (Retour en haut)

La puissance du traitement de texte vis-à-vis de la machine à écrire réside dans le fait que vous pouvez à tout moment revenir sur ce que vous avez fait. Par exemple, vous pouvez revenir en arrière sur votre texte si vous avez fait une faute ou si vous voulez insérer une phrase supplémentaire.
Pour ce faire, vous devez placer le curseur à l'endroit où vous voulez effectuer votre modification. Ensuite, soit vous supprimez les caractères situés avant le curseur en appuyant sur la touche de retour arrière (généralement située au-dessus de la touche Entrée) ou ceux situés après le curseur en appuyant sur la touche Suppr ou Del, soit enfin vous pouvez ajouter des caractères qui se placeront alors après le curseur.

Dans le paragraphe suivant, nous allons étudier comment manipuler des parties de texte, c'est-à dire des mots, phrases, paragraphes ou portions de paragraphes, ce qui rend la tâche plus simple et plus rapide lorsque les modifications que vous avez à faire portent sur une partie de document.
 

d) Sélectionner, déplacer, supprimer et copier du texte (Retour en haut)

• Sélectionner du texte :

Tout élément de texte, tout texte, ou image peut être sélectionné de la manière suivante :
en déplaçant la souris, on place le curseur au début de la zone que l'on désire sélectionner, puis on appuie sur le bouton gauche de la souris et, en le maintenant enfoncé, on déplace la souris vers la fin de la zone que l'on désire sélectionner. Enfin, on relâche le bouton de la souris.

Rq : La sélection effectuée est alors en mode vidéo inversé: les caractères sont blancs sur fond noir.

On peut également étendre une sélection. Il faut, pour ce faire, maintenir la touche "majuscule" enfoncée, et déplacer le pointeur de la souris vers la nouvelle fin de zone et cliquer. Si l'on veut revenir à une situation normale (caractères noirs sur fond blanc) il suffit de cliquer n'importe où dans le texte (notez que ceci fixe également la nouvelle position du point d'insertion)

  Lorsqu'une partie d'un document est sélectionnée, toute frappe effectuée au clavier va remplacer la sélection par le texte tapé.

Pour sélectionner un mot, on dispose de différentes méthodes autres que la sélection par glissement. Nous nous contenterons pour le moment de la plus simple: on se positionne sur le mot que l'on désire sélectionner et on appuie deux fois rapidement sur le bouton gauche de la souris: la sélection est alors effectuée.

Si on déplace la souris (et le pointeur correspondant sur l'écran) vers la gauche, il prend la forme d'une flèche pointée vers le
haut à droite dès qu'elle atteint le bord gauche de l'écran. Dans cette position, on peut par un simple clic sélectionner une ligne du texte et par un double clic sélectionner un paragraphe entier.
 
La sélection du paragraphe entier se fait de la même manière que pour une ligne après avoir placé le curseur dans la marge de gauche: simplement on "clique" deux fois successivement. Ou bien, on clique trois fois dans le corps du paragraphe.
 
L'extension éventuelle de la sélection se fait en enfonçant la touche majuscule (et en la maintenant enfoncée), et en cliquant à
l'extrémité de la zone souhaitée.
 
Pour sélectionner tout le texte, on procède de la même manière que pour sélectionner une ligne: on place le curseur dans la
marge de gauche et dès qu'il a pris la forme d'une flèche dirigée vers le haut à droite, on clique trois fois ou bien on clique une fois mais en enfonçant la touche "Commande".
 

• Déplacer, supprimer et copier du texte :

Une fois la sélection faite de votre texte (cf paragraphe ci-dessus), il devient très simple de déplacer, supprimer ou copier du texte.

Pour supprimer du texte, vous devez sélectionner votre texte que vous voulez effacer puis cliquer sur le menu Edition et sélectionner la commande Couper ou plus simplement vous pouvez sélectionner votre texte et presser la touche Entrée.

Pour copier du texte, l'opération est similaire : vous devez sélectionner le texte à copier puis vous cliquez sur le menu Edition et vous sélectionnez la section Copier (vous pouvez aussi utiliser le raccourci Ctrl+Inser). Votre zone de texte est alors copiée dans le presse-papier. Ensuite, vous devez placer le curseur à l'endroit où vous voulez recopier le texte, cliquez alors sur le menu Edition de nouveau puis sélectionnez la section Coller (ou l'icone équivalente de la barre d'icones). Vous remarquez alors que votre texte a été recopié à l'endroit où vous aviez placé votre curseur et celui-ci est désormais placé à la fin du texte recopié.

Enfin, pour déplacer du texte, vous devez sélectionner votre texte à déplacer, puis cliquer sur le menu Edition et sélectionner la section Couper. Vous remarquez alors que la zone de texte sélectionné a été supprimé du document. Il vous suffit désormais de placer le curseur à l'endroit où vous voulez déplacer votre texte et faire l'opération de collage de la même manière que dans le paragraphe précédent.

Vous devez vous entraîner à effectuer toutes ces opérations en fin de leçon. Ne négligez pas ces manipulations qui sont assez simples mais qui demandent de l'entraînement.
 

e) Accélérer la saisie à l'aide de la fonction correction automatique et composition automatique (Retour en haut)
 

• La correction automatique

La fonction correction automatique a pour but d'éliminer vos erreurs de frappe les plus courantes (par exemple "dnas" au lieu de "dans"). Vous pourrez d'ailleurs consulter les erreurs les plus fréquentes enregistrées dans la boîte de dialogue après avoir cliqué sur le menu Outils puis sélectionné la section Correction Automatique. Sachant que le remplacement automatique n'est pas toujours souhaitable, vous pouvez activer/désactiver cette fonction. Voici la boîte de dialogue qui apparaît lorsque l'onglet correction automatique est enfoncé :

Vous pouvez donc ajouter des éléments si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton Ajouter (vous devez préciser l'élément à remplacer et l'élément par lequel vous voulez le remplacer). Comme vous pouvez le voir sur la boîte de dialogue ci-dessus, le correcteur automatique pose des majuscules à chaque début de phrase si vous ne le faites pas (vous pouvez désélectionner l'option en cliquant sur la case à cocher correspondante, il en est de même pour toutes les autres options).
Ainsi, lorsque vous tapez un mot avec une faute et que ce dernier a été enregistré dans la liste de correction de la fonction de correction automatique, Word le remplace automatiquement dès que vous insérez un espace après ce nom.
 

• La composition automatique

Rq : Vous pouvez désélectionner certaines options de cette fonction si celles-ci peuvent altérer votre document ou sa présentation.

Pour accéder à cette boîte de dialogue, vous devez opérer de la même façon que pour la correction automatique, mais vous devez en plus cliquer sur l'onglet Mise en forme automatique. Pour lancer la composition automatique, cliquez sur le bouton Ok, sinon cliquez sur le bouton Annuler.
 

f) La fonction insertion automatique (Retour en haut)

Vous pouvez alors saisir votre expression dans le champ de texte du haut, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Votre expression est désormais dans la liste des insertions automatiques.

Au cours de cette leçon, vous avez abordé de nombreuses fonctions. Nous vous proposons donc d'essayer chacune d'elles pour vérifier que vous avez bien compris cette leçon. Ces applications se feront de manière autonome de manière à ce que chacun avance à son allure. En revanche, vous devez être capable de répondre à toutes les questions concernant cette leçon que votre tuteur pourrait vous demander.

 Mise en forme

 a) Mise en forme des caractères (Retour en haut)

Nous pouvons commencer par définir ce qu'est une police :

C' est un ensemble de caractères ayant une représentation spécifique qui contribue à donner un aspect particulier à votre texte. Chaque police a un type et une taille de caractères qui lui est propre. Le choix des différentes polices varie selon le type d'imprimante que vous utilisez.

Pour modifier la police de caractères, vous devez sélectionner en premier le texte à modifier et ensuite utiliser l'option Police du menu Format. Cette option va afficher cette boîte de dialogue :

Voici une brève description des différentes parties de cette boîte de dialogue :

Police :

• Permet de choisir une nouvelle police de caractères en utilisant la barre de défilement pour visualiser tous les choix possibles de polices qui dépendent du type d'imprimante sélectionné,

Style :

• Permet de choisir un style pour notre police. Ces choix sont normal, italique, gras, et gras et italique,

Taille :

• Permet de déterminer la grosseur des caractères, en nombre de points, en utilisant la barre de défilement ou en entrant un chiffre dans la case,

Soulignement :

• Indique le choix de soulignements disponibles pour les caractères,

Couleur :

• Permet de choisir la couleur de vos caractères. Si votre imprimante n'imprime qu'en noir et blanc, vos caractères seront affichés à l'écran en couleur mais ils seront imprimés en noir et blanc,

Attributs :

• Il existe onze attributs différents pour les caractères : barré, exposant, indice, relief, minuscules,etc...

Aperçu :

• Permet de visualiser le ou les changements que vous avez apporté à vos caractères.

Rq : Vous pouvez utiliser ces outils pour effectuer rapidement certains des changements à vos caractères :

b) Mise en forme des paragraphes (Retour en haut)

Lors de l'ouverture d'un nouveau document "Word", le style du premier paragraphe est fixé par défaut. Naturellement, ces options par défaut peuvent être modifiées, de manière telle que chaque utilisateur puisse adapter l'environnement à ses désirs.

La première méthode de modification de format (de mise en forme) de paragraphe est extrêmement simple: il s'agit d'utiliser les possibilités offertes par la règle. Si celle-ci n'est pas affichée, il suffit de sélectionner la rubrique Règle dans le menu Afficher, voici sa représentation :

Sur la règle, on reconnaît à droite (en 16) un léger pointillé correspondant à la marge droite et en 0 la marge gauche du document. En 16, le petit triangle qui indique le bord droit du paragraphe (par défaut aligné sur la marge) et à gauche (en 0) les deux petits triangles superposés correspondant respectivement au bord de gauche du corps du paragraphe (triangle inférieur) et à la position du début de la première ligne du paragraphe (triangle supérieur).

Les triangles de gauche et celui de droite peuvent évidemment être déplacés si le paragraphe auquel on est en train de travailler doit avoir d'autres marges ou une autre présentation. Lorsqu'on déplace le triangle inférieur gauche, le triangle supérieur gauche se déplace en même temps (ceci pour permettre de garder la même indentation de la première ligne de paragraphe par rapport au corps du paragraphe). On peut ne déplacer que le triangle inférieur en appuyant sur la touche majuscule pendant le déplacement: ceci fixe alors la position des lignes du paragraphe par rapport à la première.

Les modifications effectuées portent sur le paragraphe courant, ou sur l'ensemble des paragraphes qui ont été sélectionnés.
 

Présentation du texte

Une série de quatre icônes situées au centre de la règle permettent de choisir le type de présentation de texte désiré. De gauche à droite: texte non-justifié, texte centré, texte aligné à droite mais pas à gauche, texte justifié (c'est à dire aligné à gauche et à droite).

Remarquons que ces présentations (comme tous les attributs de paragraphes) s'appliquent au paragraphe courant ou aux
paragraphes sélectionnés.
 

Remarque: si certains des paragraphes sélectionnés ont des styles différents, les attributs correspondants dans règle et options par exemple sont grisés.
 

En outre, certaines options de la boîte de dialogue que vous obtenez en cliquant sur le menu Format, puis en sélectionnant la section Paragraphe permettent une mise en forme des paragraphes plus complète. Par exemple, vous pouvez modifier l'interligne, c'est-à-dire l'espace entre les lignes d'un paragraphe en cliquant sur la liste déroulante Interligne.
 
 

Nous pouvons évoquer deux difficultés classiques de mise en page que sont les "veuves" et les "orphelines". Elles se traduisent par des effets inesthétiques qui interviennent lors de la coupure de paragraphes ou de sauts de page.

Dans le cas de la "veuve", un saut de page coupe un paragraphe de telle manière que la nouvelle page commence par une ligne isolée, suivie immédiatement d'un paragraphe différent.

On parle d'une "orpheline" lorsque la première ligne d'un paragraphe s'affiche au bas d'une page, tandis que les autres s'inscrivent sur la page suivante.

WORD permet d'éviter automatiquement ce genre de désagréments. Pour cela, sélectionnez le ou les paragraphes concernés, puis rendez-vous dans le menu Format/Paragraphe. Puis enfin, à l'onglet Enchaînements, cochez la case Eviter les veuves et les orphelines.

Cependant, cette option reste inactive si les paragraphes en question ne dépassent pas deux ou trois lignes. Pour éviter la coupure de tels passages, il faut recourir à une autre fonctionnalité, située dans la même boîte de dialogue : Lignes solidaires. Il existe également une option Paragraphes solidaires utilisée pour éviter tout saut de page entre plusieurs paragraphes sélectionnés. La figure suivante vous montre la boîte de dialogue correspondant à ces différentes options :

 c) Mise en page (Retour en haut)

La mise en page est la disposition que votre texte aura lors de l'impression, c'est l'agencement de votre texte sur la feuille de papier. On distingue plusieurs fonctions importantes dans la mise en page qui seront abordées dans ce paragraphe : ce sont la disposition du texte, les marges et l'entête et le pied de page.
 

• Disposition du texte et marges

Pour centrer verticalement un texte, il est totalement inutile de taper plusieurs fois sur la touche Entrée pour obtenir finalement un résultat approximatif ! Rendez-vous plutôt dans la section Mise en page du menu Fichier et choisissez longlet Disposition. Dans la rubrique Alignement vertical, optez pour Centré. De même, vous pouvez éditer un document dans le sens de la longueur en cochant la case Mode Paysage (par défaut, c'est le mode normal, Portrait, qui est exécuté).
  Si vous voulez utiliser le mode Paysage pour votre document comme c'est souvent le cas avec des tableaux par exemple, il est préférable d'effectuer cette manipulation au début de votre saisie car WORD effectue quelquefois des erreurs si vous changez le mode en fin de saisie.

De même, vous pouvez redéfinir les marges de votre document. La feuille standard de 8,5 pouces * 11 pouces possède des marges définies par défaut. Ces marges sont de 1 pouce à gauche et à droite (soit environ 2,5cm). Elles sont aussi de 1 pouce pour les marges supérieure et inférieure soit 6 lignes. Une feuille standard a donc 66 lignes (11 pouces X 6 lignes par pouce).

Pour modifier les marges, sélectionnez l'option Mise en page du menu Fichier. La boîte de dialogue suivante doit alors s'afficher :

Utilisez les flèches pour déterminer les marges ou entrez la mesure dans la case Haut, Bas, Gauche et Droite.Cliquez sur le bouton OK pour accepter ces nouvelles marges.
 

• Entête et pied de page :

Vous pouvez également enrichir votre document en introduisant des entêtes ou des pieds de page. Cette fonction est utile notamment lorsque vous éditez un document pour une entreprise auquel cas il est parfois nécessaire de donner le nom et l'adresse de votre entreprise par exemple dans l'entête de votre document, ou l'auteur ou la version de document. De même, lorsque vous tapez un rapport comprenant de nombreuses pages, vous devez bien souvent spécifier le numéro de la page, votre nom, votre diplôme, l'année,etc... dans l'entête ou le pied de page.

Pour insérer ces éléments dans votre document, cliquez dans le menu Affichage, puis sélectionnez la rubrique Entête et pied de page. Cette barre d'outils apparaît alors à votre écran ainsi que deux zones de saisie pour l'entête et le pied de page.

 A cet instant, vous pouvez soit entrer des informations dans les zones de saisie, soit vous servir des icônes de la barre d'outils qui permettent d'insérer le numéro de page, le nombre de pages, la date ou l'heure automatiquement à toutes les pages de votre document.

d) Insertion d'éléments graphiques (Retour en haut)

Il est parfois utile pour compléter un document d'y insérer une image. Vous disposez grâce à WORD d'outils graphiques élémentaires mais aussi d'outils plus sophistiqués. Vous disposez de plusieurs options : soit vous insérez tout simplement une image déjà présente sur votre disque dur ou votre disquette, soit vous utilisez les outils de dessin de WORD, soit encore obtenir des formes d'écriture telles qu'un texte vertical, en vague, en rond,etc...

Si vous voulez importer un fichier image dans votre document, il vous suffit de cliquer sur le menu Insertion puis de sélectionner la rubrique image.

Un nouveau menu apparaît : choisissez l'option à partir d'un fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît à l'écran.
 

Vous devez alors cliquer sur le symbole à droite du champ regarder dans et sélectionner le répertoire où votre fichier est stocké. Sélectionnez alors le fichier que vous voulez insérer dans le cadre de gauche et cliquez sur le bouton Insérer. L'opération est terminée, votre image s'affiche à l'endroit où vous aviez placé le curseur.

Si vous voulez dessiner vous même un objet, sélectionnez l'option Formes Automatiques de la rubrique image du menu Insertion. La barre d'outils suivante s'affiche :

Sélectionnez le symbole que vous désirez pour dessiner votre objet. La désignation des symboles est la suivante :

• Un trait ou une flèche,
• Une forme prédifinie (carré, cercle, coeur, etc...),
• Une flèche,
• Un organnigramme,
• Une étoile,
• Une bulle (vous pourrez ensuite insérer du texte à l'intérieur de la bulle).

Votre forme de dessin définie, un curseur apparaît à l'écran et vous pouvez dessiner avec la souris (n'hésitez pas à vous y reprendre à plusieurs fois en utilisant la fonction annuler).

Enfin, si vous voulez utiliser un effet WordArt pour mettre en valeur votre texte, sélectionnez l'option Effet WordArt dans la rubrique image du menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît à l'écran :

Vous pouvez voir les différentes structures de texte qui vous sont proposées. Lorsque vous avez fait votre choix, cliquez sur la case correspondante puis le bouton OK. Une autre boîte de dialogue apparaît, saisissez alors le texte pour lequel vous voulez un effet WordArt puis cliquez sur le bouton OK. Votre texte s'insère alors dans votre document à l'endroit où vous aviez placé le curseur.

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Manipulation des tableaux

 WORD dispose d'une fonction d'insertion de tableaux très complète. Vous pouvez à tout moment modifier le nombre, la largeur, la disposition, etc... des lignes ou des colonnes de votre tableau. WORD dispose également de l'outil bordure et trame qui permet un rendu personnalisé de votre tableau. C'est pourquoi nous avons réservé une leçon entière à cette fonction de création et de manipulation de tableaux, qui peut être bien souvent très utile.

a) Créer un tableau et saisir du texte dans celui-ci (Retour en haut)

Pour créer un tableau, il suffit de se positionner sur un retour ligne ( ce retour ligne ne doit contenir ni retrait de paragraphe, ni tabulation). Cliquez sur le menu Tableaux et sélectionnez la rubrique Insérer tableau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Entrez le nombre de colonnes du tableau et le nombre de lignes à insérer dans les champs correspondants (vous pouvez vous servir des symboles situés à droite de ces cases). Cliquez ensuite sur OK pour valider (vous pourrez modifier plus tard le nombre de lignes et de colonnes de votre tableau).

Il existe une autre méthode pour insérer un tableau : vous pouvez utiliser la barre d'outils standard et cliquer sur le bouton insérer tableau , appuyez sur le bouton de la souris et sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes que vous voulez puis relâchez le bouton.
Quelle que soit votre méthode, vous devez voir apparaître à l'écran le quadrillage du tableau.

Pour saisir dans le tableau, placez le curseur dans la première cellule à l'aide de la souris, saisissez le contenu de cette cellule puis appuyez sur la touche tabulation pour saisir dans la seconde cellule et ainsi de suite. Si vous ne disposez pas d'un nombre suffisant de lignes à la fin du tableau, positionnez-vous en fin de tableau (dans la dernière cellule) et appuyez sur la touche tabulation, une nouvelle ligne s'insère automatiquement.

 b) Modifier la largeur des colonnes (Retour en haut)

Vous pouvez à tout moment modifier la largeur des colonnes (chacune d'entre elles peut avoir une largeur différente) de votre tableau. Pour ce faire, sélectionnez les colonnes à modifier (de la même façon que vous sélectionnez du texte), cliquez sur le menu Tableaux, sélectionnez la rubrique Taille des cellules, vous voyez alors apparaître à l'écran la boîte de dialogue suivante :

Les nombres qui apparaissent dans les champs sont les valeurs actuelles, vous pouvez alors modifier ces valeurs soit en cliquant sur les symboles correspondants à votre choix, soit en tapant directement la valeur souhaitée dans les cases correspondantes. Vous remarquez aussi que vous pouvez modifier la largeur des colonnes suivantes ou précédentes en cliquant simplement sur les boutons Colonne précédente ou Colonne suivante. Lorsque vous avez terminé cette opération, cliquez sur le bouton OK pour valider. Vous pouvez constater que les largeurs ont été modifiées et que votre texte s'affiche dans les cellules en tenant compte des modifications (par exemple, si vous avez réduit la largeur d'une colonne et que votre texte ne tient plus sur cette largeur, WORD modifie la hauteur des lignes correspondantes et affiche le texte sur deux lignes à l'intérieur des cellules concernées).

Il est possible de modifier directement une largeur de colonne à l'écran : Sélectionnez la ou les colonnes à modifier, placez le curseur de la souris dans la règle. Quand le pointeur de la souris prend la forme d'une double flèche, faites glisser le curseur jusqu'à la nouvelle position de la largeur de colonne. La largeur est automatiquement modifiée lorsque vous relâchez le bouton de la souris.

 c) Bordures et trame d'un tableau (Retour en haut)

La trame d'un tableau est la couleur de fond de celui-ci.

Par défaut, cette couleur est blanche (couleur de la trame de votre texte).

Pour encadrer un tableau, sélectionnez l'ensemble du tableau, cliquez sur le menu Format et choisissez l'option Bordure et trame, vous voyez apparaître la boîte de dialogue suivante à l'écran :

Appuyez sur la case Encadré afin d'encadrer le contour du tableau puis choisissez en Style l'épaisseur du trait qui vous convient le mieux. Cliquez ensuite dans la rubrique Bordures sur la case qui vous intéresse selon que vous voulez faire un quadrillage, ou encadrer toutes les cases du tableau. Vous pouvez modifier l'épaisseur du trait si vous voulez. Si vous choisissez la case Personnalisé, appuyez ensuite sur les cases que vous voulez dans la section Aperçu (à chaque fois que vous cliquez sur l'une des cases vous obtenez un aperçu de votre tableau, prenant en compte les modifications).

Vous pouvez également dessiner les cadres à partir de l'écran de saisie. Sélectionnez les cellules sur lesquelles vous voulez avoir un cadre particulier en cliquant sur l'icône de la barre d'outils suivant :  , vous devrez alors choisir les traits que vous voulez.

Vous pouvez également mettre en valeur votre tableau en choisissant une trame pour celui-ci, mais vous pouvez aussi choisir une trame particulière pour plusieurs groupes de cellules. Pour ce faire, sélectionnez la zone de votre tableau pour laquelle vous voulez une trame, cliquez sur le menu Format, sélectionnez la rubrique Bordure et trame puis pressez l'onglet Trame de fond. Vous devez alors obtenir la boîte de dialogue ci-dessous :
 

 Vous pouvez donc choisir la couleur de votre choix en cliquant sur l'une des couleurs, puis choisir l'effet que vous désirez en cliquant dans la case Style (vous pouvez définir une trame transparente, à 25%, 50%, etc... sachant que plus le chiffre est élevé plus les points seront serrés). Cette option est très intéressante pour mettre en valeur des cellules importantes par exemple et  améliorer la présentation et l'impact de votre tableau.

Vous pouvez également choisir un format de tableau prédéfini (avec trame, bordures, tabulations, etc...) que vous pourrez modifier ensuite lors de la création des données, en choisissant l'option Formes automatiques du menu Tableaux.

Rq : Vous aurez besoin de l'option Formes automatiques pour l'exercice de fin de leçon.

 d) Insérer ou supprimer des lignes ou des colonnes dans un tableau

Lorsque vous souhaitez insérer des lignes ou des colonnes dans un tableau, sélectionnez la ligne inférieure (c'est-à-dire celle située juste en-dessous de la ligne à insérer). Cliquez sur le menu Tableaux et sélectionnez l'option Insérer des lignes. Si vous souhaitez insérer plusieurs lignes à la fois, il suffit de sélectionner autant de lignes que vous souhaitez en insérer.

La démarche est exactement la même pour insérer des colonnes.

Pour supprimer des lignes ou des colonnes d'un tableau, il vous suffit de sélectionnner les lignes ou les colonnes à supprimer puis de cliquer sur le menu Format et de choisir l'option supprimer des lignes ou supprimer des colonnes (vous pouvez également presser la touche del ou suppr de votre clavier).

e) Disposition et tri des cellules et du tableau (Retour en haut)

Pour centrer un tableau dans une page, vous devez sélectionner le tableau en entier puis presser le symbole de justification à gauche et à droite de la barre d'outils (comme pour centrer du texte). De même, si vous voulez centrer votre tableau verticalement dans la page, sélectionnez-le puis cliquez sur le menu fichier, sélectionnez l'option mise en page et choisissez l'option centrer verticalement (comme pour centrer verticalement du texte).

Pour l'entête d'un tableau, il faut souvent fusionner plusieurs cellules. Dans ce cas, sélectionnez les cellules à fusionner, cliquez sur le menu Tableaux et choisissez la rubrique fusionner les cellules. L'ensemble des cellules fusionnées ne forment plus qu'une entité.

Enfin, vous disposez d'une fonction de tri très utile lorsque vous souhaitez réorganiser des données d'un tableau par ordre alphabétique par exemple.

Sélectionnez les données à trier, puis cliquez sur le menu Tableaux et choisissez l'option trier. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Sélectionnez la première clé de tri (pour choisir si le tri se fait sur la 1ère, la 2ème colonne...), choisir le type de tri (texte, numérique ou date) et choisir l'ordre croissant ou décroissant. Vous pouvez également choisir une 2ème clé en cas d'égalité sur la première. Enfin, validez votre choix en cliquant sur le bouton OK. Le tableau est désormais trié selon les critères que vous avez défini.

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Impression de texte
 

 Vous connaissez à présent les possibilités de mise en forme de vos documents et les avez certainement expérimentées. Vous êtes donc impatients d'en voir le résultat sur papier. L'impression est rapide, surtout si vous utilisez l'outil Imprimer ou son raccourci clavier Ctrl+P. La boîte de dialogue Fichier-Imprimer met à votre disposition d'autres fonctions permettant de gérer plus précisément les impressions. Peut-être ne souhaitez-vous pas imprimer tout le document, mais seulement une partie. Ou peut-être avez vous besoin très rapidement d'une impression en qualité "brouillon", quitte à faire abstraction de la qualité du document imprimé. Pour certains textes, il vous faudra imprimer plusieurs exemplaires, ne serait-ce que pour en archiver un. Toutes ces considérations sont à prendre en compte avant de lancer l'impression effective.

 a) Impression standard (Retour en haut)

Si vous effectuez une impression standard, l'ensemble des pages de votre document sera imprimé. Si ce document n'est pas encore ouvert, appelez la commande Fichier/ouvrir, sélectionnez le document et cliquez sur OK. Vous pouvez alors lancer l'impression standard en cliquant sur l'icône Impression de la barre d'outils (  ) ou en appuyant sur les touches Ctrl+P.
 

b) Installation et changement d'imprimante (Retour en haut)

Lors de l'installation de Windows, le gestionnaire d'imprimantes correspondant à votre périphérique a été installé et vous en avez défini les options d'impression. Tous ces paramètres sont évidemment modifiables par la suite. Vous avez la possibilité d'installer une nouvelle imprimante ou d'actualiser une imprimante déjà déclarée.

Si votre PC est relié à plusieurs imprimantes, vous pouvez choisir celle qui vous servira à l'impression. Ainsi, vous disposez peut-être d'une imprimante bas de gamme pour les essais d'impression et d'une imprimante laser pour la correspondance par exemple. Si tel est le cas, vous pourrez les utiliser toutes les deux avec WORD et passer de l'une à l'autre en fonction de vos besoins. Pour changer d'imprimante, appelez la commande Fichier/Imprimer et cliquez dans la zone Imprimantes. Word affiche la liste des imprimantes connectées à votre système, ainsi que l'imprimante par défaut. Sélectionnez celle que vous souhaitez utiliser dans la liste des propositions, elle sera alors définie comme nouvelle imprimante par défaut. Fermez la boîte de dialogue par un clic sur OK, de même que la boîte de dialogue Imprimer.

Dans la fenêtre, on peut remarquer que trois imprimantes : - la canon BJ-200ex (qui est l'imprimante par défaut) - la canon Bubble-Jet BJ-200e - la SMARTCOM FAX ont été installées et sont donc utilisables par WORD.

Si l'imprimante que vous voulez utiliser n'est pas présente dans la liste des imprimantes, c'est que l'imprimante n'a pas été installée dans Windows. Il vous faudra donc installer le pilote correspondant sous Windows grâce au gestionnaire de périphérique.
 

c) Définition des options d'impression (Retour en haut)

L'impression standard est la solution idéale pour une sortie rapide de document. Mais si vous avez des besoins particuliers en matière de qualité, ou si vous souhaitez définir un ordre d'impression spécial, il vous faudra dévier des options standard.

Vous pouvez accéder à toutes les options d'impression en cliquant sur le bouton options dans la boîte de dialogue Imprimer. Voici cette boîte de dialogue :

Vous pouvez donc découvrir les différentes options d'impression. Nous allons expliciter certaines de celles-ci :
 

Brouillon : Cette option permet d'aller plus vite et de faire des économies d'encre lorsque vous n'attachez pas une grande importance à la qualité d'impression,

Mettre à jour les champs : Beaucoup d'informations sont insérées dans les documents sous forme de champs. C'est le cas par exemple de la date, de la numérotation des pages ou des résultats de calcul. Si vous avez effectué des modifications dans le document, WORD n'actualise pas automatiquement ces champs à chaque fois. Pour demander cette mise à jour avant l'impression, cochez l'option Mettre à jour les champs.

Mettre à jour les liaisons : Si votre document contient des éléments insérés avec une liaison, cette option vous permettra d'actualiser ces liaisons avant l'impression,

Impression en arrière-plan : Vous devez savoir que la rapidité de travail d'un PC est très largement supérieure à celle d'une imprimante. Cette option permet donc d'imprimer un document en arrière plan pendant que vous travaillez sur le PC,

Les options situées au milieu de la boîte de dialogue sont des informations complémentaires au document sur lesquelles nous ne nous attarderons pas car elles sont évocatrices.

Formulaire: imprimer uniquement les données : Cette option permet d'imprimer le contenu d'un formulaire sans les éléments graphiques, ce qui économise de l'encre mais donne évidemment un rendu beaucoup moins esthétique,

Bac par défaut : Cette option permet de définir l'alimentation papier, elle est fonction de votre imprimante. Il est donc conseillé de garder la configuration par défaut qui est celle du gestionnaire sous Windows.

d) Paramètres pour l'impression d'un document (Retour en haut)
 
Ces paramètres sont accessibles dans la boîte de dialogue du menu Fichier/Imprimer :

Nous avons déjà vu la première section (Imprimante) de cette boîte de dialogue, nous n'y reviendrons donc pas. Cependant, vous pouvez remarquer que vous pouvez n'imprimer qu'une partie de votre document. Pour cela, il vous suffit de cocher la case Pages, puis de taper dans le champ correspondant les numéros des pages que vous voulez imprimer en séparant ces numéros par des ";" et en séparant la première et la dernière page d'un groupe par "-". Dans le cadre Nombre de copies, vous pouvez saisir le nombre d'exemplaires que vous désirez et choisir l'option Copies assemblées ou non (cette option trie les feuilles lorsque vous demandez plusieurs exemplaires). Dans le champ Imprimer, vous pouvez indiquer soit le document, soit les notes, soit les commentaires du document. Enfin, la dernière option vous permet d'imprimer les pages paires, impaires ou les deux à la fois.
 

e) Impression d'enveloppes et d'étiquettes (Retour en haut)

WORD accepte l'impression des enveloppes et des étiquettes, à condition que votre imprimante en fasse de même. Cette possibilité d'impression d'enveloppes se trouve dans l'option Enveloppes et étiquettes du  menu Outils. Lorsque vous activez cette option, la boîte de dialogue suivante apparaît :

Vous devez alors saisir le destinataire (nom, prénom, adresse) dans le champ Destinataire et éventuellement l'expéditeur (si vous n'entrez pas d'expéditeur, cliquez sur la case Omettre). Le bouton Options ouvre une nouvelle boîte de dialogue permettant de définir le format de l'enveloppe pour définir le bac à utiliser, la position et l'orientation de l'enveloppe. Le dessin de la zone Alimentation vous indique comment présenter votre ou vos enveloppes dans l'imprimante ou dans le bac de papier.

L'impression d'étiquettes est très similaire, nous ne reprendrons pas les explications, il vous suffit de cliquer sur l'onglet Etiquettes de la boîte de dialogue du menu Outils/Enveloppes et étiquettes.

Grammaire et Orthographe
 

  a) Le correcteur orthographique (Retour en haut)

Lors de la saisie des textes, les fautes sont pratiquement inévitables, les erreurs les plus courantes étant des fautes de frappe ou les répétitions. C'est là qu'intervient le correcteur orthographique.

Le traitement de texte WORD fournit ainsi quelques outils de vérification d'orthographe. Ils sont basés sur l'utilisation de dictionnaires. Si WORD connaît un certain nombre de mots tant au singulier qu'au pluriel, au masculin ou au féminin, il ne s'agit jamais que d'une comparaison entre les mots à "corriger" et les mots repris dans ses tables (baptisées dictionnaires).

Le dictionnaire principal n'est pas modifiable. Il est différent en français et en anglais; le choix du dictionnaire peut se faire dans les Options... du menu Outils ou bien lorsque la correction orthographique est lancée (voir ci-dessous).

En revanche, le vérificateur orthographique sait apprendre, il peut être complété au niveau des dictionnaires. WORD sait même répéter une correction sur l'ensemble du texte sans que vous ayez à intervenir.

Lorsque vous lancez la correction orthographique, le logiciel s'arrête sur le premier mot considéré comme incorrect et fait une proposition de modification. On peut l'accepter, l'ignorer, l'ajouter au dictionnaire personnel (voir ci-dessous), changer le mot incorrect dans l'ensemble du document, etc...L'opération continue ainsi jusqu'à la fin du document, sauf si une zone du texte est sélectionnée, auquel cas la vérification est effectuée uniquement sur cette zone.

Si WORD ne trouve pas exactement le mot du texte dans le dictionnaire, il s'arrête sur celui-ci, il détecte également les fautes de frappe, les inversions de lettre, les majuscules erronées, les répétitions de mots et interrompt la procédure en cas d'absence d'espace après un point. Mais le correcteur orthographique s'arrêtera également s'il trouve des formes plurielles qui ne sont pas dans ses dictionnaires, des noms propres, des noms de villes ou de rues, des termes techniques ou des anglicismes.
 

• Démarrage de la vérification

Placez le curseur au début du texte à contrôler ou sélectionnez un passage particulier. Appelez ensuite la commande Outils/Grammaire & Orthographe ou pressez la touche F7. WORD vérifie chaque mot du texte et s'il trouve un mot n'existant pas dans un dictionnaire, il ouvre la boîte de dialogue suivante :

Vous pouvez observer la langue utilisée (le Français) dans le titre de la boîte de dialogue qui contient le mot en cours de vérification, les propositions de correction et différents boutons d'action.

Absent du dictionnaire : Dans ce champ figure le mot en cours de correction (en rouge) et qui ne figure dans aucun dictionnaire,

Remplacer par : Est affiché dans cette zone la proposition de correction tirée de la liste de suggestions. Cette zone permet également de corriger manuellement le mot erroné si aucune suggestion n'est faite,

Ignorer : Ce bouton permet de sauter le mot erroné sans le modifier et passe au suivant,

Ignorer toujours : Cette option ne modifie pas le mot en question. Si le mot réapparaît ultérieurement dans le texte, il n'interrompra plus la vérification car il se trouvera dans sa liste de mots à ignorer. Ainsi, même au cours des sessions suivantes, il ne posera plus problème,

Ajouter: Ajoute le mot sur lequel le correcteur s'est arrêté, dans le dictionnaire utilisateur qui portera par défaut le nom "Perso.DIC",

Modifier : Modifie le mot en cours de vérification, le remplaçant par celui sélectionné dans le champ Suggestions. Ce dernier peut également être modifié manuellement par l'utilisateur,

Remplacer tout : Effectue la correction et la répète automatiquement si le même mot erroné survient à nouveau dans le texte,

Correction automatique : Corrige le mot affiché en rouge par le mot sélectionné dans le champ Suggestions ou le mot entré par l'utilisateur. Il enregistre cette correction dans la liste des corrections automatiques. Si le mot erroné revient, par la suite, en cours de saisie, WORD procédera à la modification sans que vous ayez à intervenir,

Options : Ouvre l'onglet Orthographe de la commande Outils/Options pour vous permettre de piloter plus précisément la correction,

Rétablir : Annule la dernière correction,

Annuler : Interrompt la vérification avant la fin de la correction de l'ensemble du texte. Après la première correction, ce bouton devient Fermer.

Vous connaissez maintenant les principales possibilités de l'outil de correction orthographique, relativement puissant et adaptable associé au traitement de textes WORD.

b) Le correcteur grammatical (Retour en haut)

Si vous avez l'intention de vérifier grammaticalement un texte, il est inutile de lancer au préalable le correcteur orthographique car il est exécuté automatiquement avant et pendant le correcteur grammatical (sauf si vous avez décoché la case correspondante dans les options de la boîte de dialogue du correcteur orthographique et grammatical). De même, le correcteur grammatical est chargé lorsque vous effectuez une correction orthographique. Effectuez donc cette première correction comme dans le paragraphe précédent.

Comme lors de la correction orthographique, vous pouvez voir la langue du document (Français ici). La boîte de dialogue présente les points suivants :

Erreur de grammaire : Dans ce champ, on trouve la phrase en cours de correction. Cette zone vous permet de modifier manuellement cette phrase ou de reprendre une des suggestions proposées,

Suggestions : Dans cette zone, on trouve la règle expliquant l'erreur (ici, Genre/Nombre) et la proposition de correction pour la phrase active,

Les boutons fonctionnent sur le même principe que pour la correction orthographique, nous ne les reprendrons donc pas. Au besoin, veuillez vous référer au paragraphe précédent.

 L'outil Grammaire est certes une aide incontestable dans la vérification des textes. Cependant, si certaines des remarques de WORD sont correctes; d'autres sont carrément erronées. C'est pourquoi nous vous recommandons tout de même de prêter attention aux suggestions proposées par le correcteur.
 

c) Le dictionnaire des synonymes (Retour en haut)
 

Un autre élément très intéressant pour la saisie de textes est le dictionnaire des synonymes. Il vous aidera à éviter des répétitions ou à retrouver un terme exact. Vous feuilleterez ce dictionnaire comme un véritable dictionnaire des synonymes. Si vous ne trouvez pas le bon terme, passez en revue la liste des synonymes jusqu'à trouver celui qui vous convient. Pour faire appel au dictionnnaire des synonymes directement en saisie, lancez-le par le raccourci clavier Shift+F7 de façon à pouvoir revenir le plus rapidement possible à la saisie du texte. Sinon, utilisez le menu Outils/Langue/Synonymes.
Pour appeler le dictionnaire des synonymes, sélectionnez le terme pour lequel vous souhaitez un synonyme. Vous pouvez aussi placer le curseur dans ce mot ou juste derrière. Appelez ensuite Outils/Langue/Synonymes ou pressez les touches Shift+F7. Une boîte de dialogue s'ouvre proposant une liste de termes correspondant au mot sélectionné ou, si aucun synonyme n'existe, une liste alphabétique de mots équivalents.

Voici un exemple de l'exécution de l'option Dictionnaire des synonymes avec comme mot sélectionné "Aller" qui permet un bon nombre de synonymes et donne un bon exemple pour une démonstration (vous ne trouverez bien sûr pas toujours autant de synonymes) :

Explicitons le résultat obtenu :

Synonymes de : Cette zone reprend le mot sélectionné dans le texte, pour lequel vous recherchez des synonymes. Si WORD ne trouve pas de synonyme, le champ s'appelle Mot inconnu et une liste alphabétique de mots vous est présentée en dessous,

Significations : Cette liste propose les différents sens que le mot sélectionné peut avoir,

Remplacer par : Dans cette liste sont présents les synonymes correspondant au sens sélectionné dans la liste Significations,

Remplacer : Ce bouton permet le remplacement du mot original par le synonyme,

Rechercher : Ce bouton affiche une nouvelle liste de synonymes et de significations,

Annuler : Ferme le dictionnaire des synonymes sans effectuer de remplacement,

Précédent : Annulation pas à pas des remplacements faits par le dictionnaire des synonymes. Cette fonction vous sera utile si vous avez recherché des synonymes de synonymes et que vous souhaitez revenir au terme original.

Pour procéder au remplacement, sélectionnez le synonyme choisi dans la liste Remplacer par et cliquez sur le bouton Remplacer. Cliquez sur le bouton Annuler pour ne pas procéder à l'échange si aucun mot ne vous convient (pensez tout de même à spécifier la bonne signification et à utiliser l'option Rechercher).
 

d) La recherche et le remplacement (Retour en haut)

• Rechercher :

Le logiciel dispose d'une fonction de recherche et de remplacement très complexe. Nous verrons dans ce cours une partie de cette fonction car certaines options sont complexes et ne servent que très rarement. Vous veillerez donc à bien suivre ce paragraphe qui traite uniquement de l'utilisation la plus courante de cette option.

Lorsque votre document est long, vous pouvez rechercher un point précis de votre texte rapidement si vous voulez effectuer des modifications. Vous pouvez pour cela utiliser la fonction Rechercher. Il vous suffit de cliquer sur la commande Edition/Rechercher. La boîte de dialogue suivante apparaît alors (après avoir cliqué sur le bouton Plus de la première boîte de dialogue apparaissant à l'écran pour disposer des options de cette fonction) :

Vous devez donc taper le texte à rechercher dans la case prévue (on peut aussi l'y coller en utilisant le presse-papiers). Précisez s'il s'agit de rechercher un mot entier, s'il faut respecter les majuscules/minuscules (la casse). Le menu déroulant Sens permet d'effecteur la recherche vers le bas c'est-à-dire depuis le point d'insertion jusqu'au bout du document, ou bien vers le haut ou encore partout. Si une partie du texte est sélectionnée, la recherche peut être limitée à la sélection.

Si le programme trouve le mot cherché, il le sélectionne et le bouton du panneau de recherche devient Suivant ce qui permet de passer à l'occurrence suivante si nécessaire.
 

• Remplacer :

La recherche suivie de remplacement se fait sans problème. Le panneau de commande est du même type que pour la simple
recherche sauf qu'il présente deux zones de texte. Dans la première on tape le texte à remplacer et dans la deuxième ce par
quoi il faut le remplacer.
 

Rq: S'il vous reste du temps de libre en fin de séance, utilisez ces deux fonctions à l'aide des options Format (qui précise la recherche en spécifiant le format du mot recherché) ou Spécial (qui permet d'effectuer une recherche sur un caractère spécial, une tabulation, une marque de paragraphe, etc...).
 

e) La fonction de tri (Retour en haut)

Si vous désirez remettre en ordre un grand nombre de paragraphes de votre document, inutile d'augmenter votre confusion en recourant à de multiples Couper-coller ou Glisser-déposer. Au début de chaque paragraphe, inscrivez un numéro d'ordre indiquant la place qu'il doit occuper dans le futur texte. Puis, sélectionnez l'ensemble et demandez l'action Tableaux/Trier sur le texte. Conservez les options proposées par défaut dans la boîte de dialogue. Le champ Première clé doit être sur Paragraphe, le Type sur Texte et le Tri sur Croissant. Validez. Tous les éléments de votre fichier ont adopté l'ordre déterminé, il ne reste plus alors qu'à supprimer les chiffres.

Fusion et publipostage 

a) Créer un formulaire (Retour en haut)

Lorsqu'on réalise souvent des documents identiques avec simplement quelques modifications à l'intérieur du document (contrats, devis...), l'utilisation du formulaire s'avère bien utile.

Pour créer un formulaire, ouvrez un nouveau document. Faites apparaître la barre d'outils de formulaire en cliquant sur le menu Affichage/Formulaire. Voici sa représentation :

Les icônes sont dans l'ordre : créer un champ de formulaire, une case à cocher, une liste déroulante, options de champ, dessiner un tableau, insérer un tableau, dessiner un cadre, trame de fond, verrouillez le formulaire (tant que le formulaire n'est pas verrouillé, l'utilisateur ne peut pas le remplir, il peut juste le créer et le modifier dans sa forme).

Elaborez le document, puis à chaque fois que vous devrez intervenir au clavier pour insérer du texte, positionnez un champ de formulaire, c'est-à-dire cliquez sur l'icône champ de formulaire dans la barre d'outils Formulaire.

Pour attribuer un nom au texte que vous devrez saisir, cliquez sur Options de champ. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Saisissez le nom du champ dans la rubrique texte par défaut. Choisissez la mise en forme et la longueur maximale, puis validez en cliquant sur OK. Le nom du champ apparaît en gris dans le document. Refaire la même démarche pour chaque champ de formulaire.

Vous pouvez aussi insérer des cases à cocher ou des listes déroulantes dans votre formulaire. Voici la boîte de dialogue pour le remplissage de la liste déroulante :

Vous devez donc entrer les éléments de la liste un à un et cliquez sur Ajouter après chaque saisie. Vous pouvez également supprimer les champs par la suite si vous voulez la modifier. Lorsque vous cliquez sur OK, la liste s'affiche sur le formulaire.

Lorsque le document est terminé, il vous faut l'enregistrer puis le verrouiller pour activer les champs de formulaire. Le document est prêt. Pour l'utiliser, vous n'aurez qu'à l'ouvrir comme tout autre document. Le curseur se positionne automatiquement sur le premier champ de formulaire. Saisissez le texte à insérer puis appuyez sur la touche de tabulation. Le curseur se positionne sur le deuxième champ de formulaire. Saisissez le texte ou cochez la case ou l'élément de liste déroulante que vous avez choisi et ainsi de suite pour l'ensemble du document.
 

b) Modèles de document (Retour en haut)

Les modèles de document sont utilisés lorsque des documents doivent présenter le même aspect, le même contenu ou les mêmes fonctionnalités. Vous enregistrerez tous les éléments constants dans un fichier original appelé modèle de document. Lorsque vous voudrez créer un nouveau document sur la base de celui-ci, WORD ouvrira une copie du modèle. Les documents standard tels que les plannings, les lettres type, les factures, les commandes, et autres seront créés sous forme de modèle pour éviter à chaque fois la saisie des constantes et permettre une homogénéité des documents.

Les modèles de document peuvent contenir des styles, des textes, graphiques, tableaux, des insertions automatiques, des macros, des fonctions de champ, des barres d'outils, des raccourcis clavier.
Lors de la création d'un document, le logiciel demande quel est le modèle à utiliser. Par défaut, il sélectionnera le modèle Normal.dot. (les modèles de document possèdent par défaut l'extension .dot)

Pour créer un modèle de document, appelez Fichier/Nouveau, sélectionnez l'option modèle et cliquez sur OK. Définissez ensuite les éléments tels que les constantes texte, les insertions automatiques et les styles. Ceci fait, enregistrez ce modèle par la commande Fichier/Enregistrer sous et donnez lui un nom qui sera évocateur du type de document.

Ensuite, pour utiliser ce modèle, donc pour créer un nouveau document sur cette base, il suffit d'appeler la commande Fichier/Nouveau, de sélectionner le modèle en question et de cliquer sur OK. Voici un exemple où l'utilisateur veut créer un CV (il clique sur l'onglet Autres documents dans lequel figurent plusieurs types de CV) :

 c) Fusion et publipostage (Retour en haut)

Lorsque l'on souhaite personnaliser chaque courrier lors d'un envoi en nombre, il faut alors réaliser deux fichiers : un fichier de données (fichier avec l'ensemble des adresses clients par exemple) et un fichier présentant la lettre-type ou la planche d'étiquettes.

Cette fonction est simple d'utilisation. Positionnez-vous sur un nouveau document, choisissez Outils/publipostage. La boîte de dialogue suivante apparaît (après un clic sur le bouton Créer) :

Sélectionnez dans la liste le type de document principal que vous souhaitez réaliser : Lettres-types, enveloppes, etc. Si le document qui est à l'écran doit servir de document principal, cliquez sur fenêtre active, sinon cliquez sur nouveau document principal.

Une nouvelle zone de dialogue apparaît :

On vous propose de constituer votre fichier de données ou de l'ouvrir s'il existe déjà. Cliquez dans la rubrique obtenir les données et choisissez l'option créer la source de données par exemple.

Une nouvelle zone de dialogue apparaît :

Il vous faut tout d'abord définir les noms de champs de fusion qui seront positionnés à la première ligne du fichier de données. Cette ligne s'appelle la ligne d'entête. Dans la partie droite de la zone de dialogue, sélectionnez le ou les noms de champs à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer un champ. Lorsque la liste des champs de fusion est constituée, validez. Il vous est demandé d'enregistrer votre fichier de données. Donnez un nom d'enregistrement et validez.

Cliquez sur le bouton modifier sources de données. Vous voyez apparaître une nouvelle boîte de dialogue :

Saisissez alors les coordonnées du premier enregistrement de votre fichier dans le formulaire (pour passer d'une rubrique à l'autre, appuyez sur la touche Entrée) puis validez. Une grille vous permet de saisir les coordonnées du deuxième enregistrement et ainsi de suite. Grâce à la rubrique enregistrement située en bas dans la zone de dialogue, vous pouvez vous déplacer dans la source de données sur un enregistrement précis. Pour ajouter ou supprimer un enregistrement, il suffit d'appuyer sur le bouton Ajouter ou Supprimer. Le bouton Rechercher permet de rechercher un enregistrement précis. Si vous appuyez sur Afficher la source, votre fichier de données s'inscrit à l'écran sous forme de tableau.

La nouvelle barre d'outils qui s'inscrit en haut de l'écran permet d'effectuer facilement les opérations de tri, de retour au document principal ainsi que d'ajouter ou supprimer des enregistrements.

Cliquez sur le bouton retour au document principal. Il suffit de constituer la lettre-type en plaçant les champs de fusion là où ils doivent apparaître sur les courriers personnalisés. Positionnez-vous sur le document et appuyez dans la barre d'outils de fusion sur le bouton Insérer champ de fusion et sélectionnez le champ souhaité et ainsi de suite. Lorsque le document est réalisé, n'oubliez pas de l'enregistrer.

La fusion peut maintenant être effectuée. Si vous voulez que le résultat s'inscrive à l'écran dans un nouveau document, appuyez sur le bouton fusion vers document. Si vous souhaitez que les courriers ou étiquettes personnalisés s'impriment directement, appuyez sur le bouton fusion vers imprimante.

Il est possible de sélectionner certains enregistrements, par exemple de ne fusionner que les enregistrements dont le champ de fusion Ville est "Rennes". Pour ce faire, appuyez sur le bouton Fusion et dans la zone de dialogue qui apparaît, cliquez sur le menu options de requête. Choisissez la fiche filtrer les enregistrements, puis le champ sur lequel porte la sélection. Prenez l'opérateur de comparaison (est égal à, est plus petit que, est différent de...). Saisissez le nom dans la case comparer à, par exemple "Rennes" et validez. Dans la nouvelle zone de dialogue, lancez la fusion en cliquant sur le bouton Fusionner.

Enfin, afin de personnaliser davantage un courrier, il est parfois indispensable de placer une condition dans le document principal afin que le texte soit bien orthographié. Vous aurez besoin par exemple de placer une condition sur le champ de fusion Titre afin de voir apparaître "Cher adhérent" pour les messieurs et "Chère adhérente" pour les dames. Cliquez là où le texte doit être imprimé, dans le document principal, puis appuyez sur le bouton Insérer mot clé. Sélectionnez la rubrique Si ... Alors ... Sinon et sélectionnez le champ, l'élément de comparaison et saisissez le texte (dans l'exemple "Monsieur"). Dans la première rubrique, insérez le texte à placer quand la condition n'est pas remplie.
 

Voilà, vous connaissez désormais tout en matière de fusion et publipostage et nous vous proposons un exercice.

Fonctions avancées

Vous avez un texte ou un document fait sous word et vous voulez en faire une page html. C'est possible depuis la version 6 de Word. Mais cette fonction n'est pas encore 100% compatible avec le HTML.

a) La fonction "enregistrer au format html"

"Word" permet de convertir un fichier doc en fichier html. Mais le fichier d'origine doit être "simple". C'est à dire ne pas contenir: ni d'image en mode dessin, ni de texte flottant, le nombre de colonne doit être égal à 1. Il se peux que la mise en page change un peu par rapport à votre document d'origine. Il faudra dans ce cas intervenir sur le fichier converti pour amélioré le rendu.

Prenez le texte de votre binôme de l'exercice précédent (ex9.doc). Puis allez dans le menu Fichier/enregistrer au format html. La barre d'outil word à légèrement changé pour faire apparaître les outils html que propose word. Mais ces fonctions sont très limités et je vous conseille plutôt de modifier la page résultat avec page mill ou avec Netscape Composer.

Si vous avez des photos sur le documents d'origine et que la conversion c'est bien passé, vous avez alors toujours les photos dans le document final au format gif. Sinon, il vous faudra enregistrer ces photos avec photoshop ou paint shop au format gif ou jpg.

Vous avez peut-être remarqué que le sommaire de votre document n'a pas les liens que vous escomptiez. Il vous faudra refaire ces liens à la main avec votre éditeur favori.

Les notes de bas de page et les renvois ont aussi disparue. Je vous propose de les placer dans un fichier annexes et de faire un lien sur ces renvois. Pour connaître la liste des fonctions non ou bien converti par word, allez dans l'aide de word et tapez la phrase : "conversion word en html", allez dans création d'un fichier html, et consultez cette aide. Vous trouverez ici la liste des fonctions qui ne fonctionne pas lors de la conversion.
 
 

b) Comment passer un texte du mail dans word ? (Retour en haut)

Vous recevez un mail et vous voulez prendre le texte pour le mettre dans un document word. Rien de plus simple: ouvrer votre courrier avec netscape boite aux lettres, puis sélectionner avec la souris la zone de texte qui vous intéresse ou tout le mail si vous voulez. Puis avec les touches <ctrl> <inser> copier cette sélection ou allez dans menu, édition, copier. Lancez word ou ouvrez votre document word. cliquez dans le document ou placer le curseur à l'endroit ou vous voulez copier ce mail. Avec les touches <shift> <inser> ou avec le menu Édition, coller le document doit apparaître à cet emplacement.

Si les retours à la ligne ne sont pas correcte dans cette zone, sélectionnez la zone et allez dans le menu Format, mise en forme automatique puis cliquez sur le bouton ok. Les retours à la ligne doivent être meilleur qu'avant, mais si la mise en forme n'est pas complète, il vous faudra finir à la main votre mise en forme.

c) Comment lire un fichier texte ou d'un autre type avec word ?

Word vous permet d'ouvrir des document texte (.txt), riche texte format (.rtf) et bien d'autres formats. Pour cela allez dans le menu Fichier Ouvrir, et dans la fenêtre Ouvrir, vous avez le format en bas .doc par défaut. Vous pouvez changer ce type avec txt ou *.* pour voir tous les fichiers et choisir vous même le bon fichier.
Word ne peux pas ouvrir tous les types de fichier. Et pour certain type, il faut avoir configuré word lors de l'installation. Dans l'installation, il faut allez dans importer/exporter et sélectionner le type de fichier que vous voulez importer. Si le type n'est pas dans la liste, c'est que word ne peut pas importer le fichier que vous voulez lui faire ouvrir.
Si word est déjà installé, vous pouvez modifier cette installation avec le cédérom d'installation d'office et en allant modifier les options d'installation.

d) Comment sauvegarder un fichier au format texte ou riche texte format ? (Retour en haut)

Comme word importe des fichiers, il peut aussi exporter les fichiers dans un autre format. Pour cela allez dans le menu Fichier, enregister-sous, et dans type de fichier donner le type désiré. Puis enregistrez. C'est aussi simple que cela.
mais attention, le format txt est plus pauvre que le format doc, c'est à dire que vous pouvez perdre des informations (par exemple la mise en page est plus simple et donc certaine fonction de word n'on pas de correspondance en format txt, ces commandes seront ignoré lors de la conversion). Et le format Txt ne peut pas intégrer d'image, ni de graphique.
Le format RTF est plus puissant, et très souvent vos documents seront intégralement sauvegardé, mais attention si vous avec des images ou des graphiques dans votre documents, le fichier rtf sera très gros.

e) Sauvegarder sous différentes versions (Retour en haut)

Word conserve un certain nombre d'information en plus de votre document. Par exemple si vous modifiez une image ou un graphique dans votre document, word conservera un certain temps l'ancien graphique dans le fichier. Pour ne pas avoir un fichier trop gros et donc qui ralentir votre ordinateur, je vous propose d'enregistrer votre fichier sous différent nom avec la commande Fichier, Enregister-sous et renommez le fichier. Le nouveau fichier devrait être plus petit que l'ancien. Pour ne pas vous perdre dans les noms, je vous propose de mettre la date dans le nom de vos différentes versions de fichier: Par exemple un fichier rapport.doc devient rapport100998.doc puis rapport110998.doc etc...
Vous ne pouvez pas utiliser les symboles: / * : \ dans le nom de fichier alors ne mettez rien entre le jour le mois et l'année. Et si c'est un document partagé avec d'autres utilisateurs, ajouter un chiffre ou une lettre pour chaque révision du document. Vous éviterez de vous perdre dans les versions. Mais entendez vous avant avec les autres personnes pour définir un codage.

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